Festivals: Emisys et le bracelet à puce, ce fameux sésame

Start-up installée à Louvain-la-Neuve, Emisys a imaginé une plateforme informatique qui permet aux organisateurs de festivals de pratiquement tout gérer : accès, bars et restaurants " cashless " , billetterie, gestion du personnel et des artistes, etc. En Belgique, LaSemo, Esperanzah, Ronquières Festival et Les Solidarités, entre autres, lui font déjà confiance.

Organisé dans le parc d'Enghien, LaSemo est un festival pas comme les autres. Le lieu est gigantesque et bucolique. Nulle part, le festivalier ne se sent agressé par la musique. Le lieu grouille de familles avec enfants. Et pour cause, outre les deux scènes, LaSemo propose de multiples activités annexes comme l'Amusoir, un mini parc d'attractions pour les enfants, un cabaret, un cinéma, un lieu dédié aux contes, un espace zen, des spectacles de rue et un immense espace de restauration entouré de food trucks. Le tout dans une démarche résolument durable.

Mais LaSemo se démarque aussi par son utilisation poussée du bracelet à puce. Pour le festivalier, c'est simple : il peut se rendre au festival sans argent. Le bracelet d'entrée contient une puce qui permet de payer dans tous les bars et les points de restauration. Pour charger son portefeuille électronique de pépettes (la monnaie locale de LaSemo...), le festivalier a le choix : soit il passe par une sorte de bancontact sur le site, soit il télécharge une appli dédiée qui entre en communication avec l'appli bancaire de son smartphone. Fini les files interminables pour se procurer des jetons, oubliée la manipulation de cash d'une main, en tenant son hamburger brûlant de l'autre, etc. De petits terminaux disposés le long des bars et des food trucks permettent de payer sans contact via son bracelet. Mais son utilisation ne se limite pas aux festivaliers.

"Nous avons cherché une solution informatique qui nous permette de gérer, dans un certain confort, toute l'organisation, explique Samuel Chappel, le directeur de LaSemo. Nous ne sommes pas le plus grand festival de Belgique mais 4.000 à 5.000 personnes travaillent directement ou indirectement pour nous. LaSemo, ce sont 700 à 800 bénévoles tous les jours, les artistes, les techniciens, les fournisseurs, les pros qui veulent venir voir des artistes, les invités, etc. L'an dernier, la société Emisys avait géré l'aspect cashless de nos bars. Cette année, nous sommes allés encore plus loin. La plateforme qu'ils ont développée gère les accès de toutes les personnes qui se trouvent sur le site, y compris les festivaliers. Elle assure aussi la billetterie et nous permet aussi de gérer les emplois du temps de nos bénévoles. Nous avons évidemment continué la formule cashless de nos bars mais nous l'avons étendue aux food trucks présents sur le site."

Xavier Ghyssens et Emmanuel Nudel, directeurs d'Emisys: "Notre volonté est aussi que le festival soit le propre acteur de nos solutions. Il choisit quel module il veut utiliser."
Xavier Ghyssens et Emmanuel Nudel, directeurs d'Emisys

Une solution complète

Basée à Louvain-la-Neuve, Emisys a été créée en 2014 par Emmanuel Nudel et Xavier Ghyssens. La start-up emploie aujourd'hui huit personnes dont les deux fondateurs. Mais en période chaude de festivals, le payroll peut compter jusqu'à 25 personnes, des intérimaires et des étudiants venant grossir les rangs de la société.

En fait, les fondateurs ont eu l'envie de créer une solution complète d'e-management événementiel, un véritable ERP (ou progiciel de gestion intégrée) de l'événement. " Nous avons vraiment voulu faciliter la vie de la société plaisir, assure Xavier Ghyssens. Nous avons commencé par le cashless avant d'ajouter tous les services dont parlait Samuel. On peut aussi imaginer dans l'avenir confier l'aspect logistique à la plateforme : qui a pris quel véhicule, quel matériel a été confié et à qui, etc... Comme également toute la gestion de la scène et du matériel qui s'y trouve. Notre volonté est aussi que le festival soit le propre acteur de nos solutions. Il choisit quel module il veut utiliser. Par exemple, au Baudet'stival, la billetterie confiée à Ticketmaster a été intégrée à notre plateforme. Dans d'autres manifestations, nous nous intégrons à une appli mobile faite par d'autres. "

Dans les prochaines semaines, la plateforme d'Emisys sera aussi utilisée au Ronquières Festival, à Esperanzah, aux Solidarités ou, encore, au Ward'in Rock. A des degrés divers. A Ronquières, Emisys n'avait géré que le bar VIP en 2016. Cette année, la plateforme sera développée sur tout le site. Une belle progression. Mais au fait, quels sont les avantages pour un festival d'utiliser ce système d'e-management ? " Tout d'abord, le système cashless limite fortement les fraudes mais aussi les erreurs, poursuit Samuel Chappel. En festival, il faut aller vite et parfois, le bénévole se trompe, surtout en fin de journée. Ici, ce n'est plus possible. En même temps, on lui facilite la vie puisqu'il ne doit plus manipuler des jetons, ni même compter. Puisqu'il n'y a plus d'argent qui s'échange ou très peu, l'aspect sécurité est renforcé et le risque de vols est fortement réduit. Et évidemment, nous facilitons la vie de nos festivaliers. Et ça, c'est très important. L'appli leur permet de recharger leur portefeuille virtuel de partout et de suivre le détail de leurs dépenses aussi. Sans compter que s'il lui reste de l'argent à la fin du festival, nous le remboursons. "

L'autre atout de la plateforme d'Emisys réside dans le traitement des données après l'événement. Quels sont les bars les plus fréquentés ? Quelles sont les heures de pointe ? A quelle heure arrive le public ? Quelles boissons ou repas a-t-il préférés ? Autant d'informations qui servent à améliorer l'accueil. " La plateforme d'Emisys est performante avant, pendant et après l'événement, explique Alain Vas, professeur de stratégie commerciale à l'UCL et consultant de la société. Les données générées permettent de mieux gérer les flux et autorisent une gestion fine des bénévoles. Elles ouvrent aussi la voie à des améliorations pour la prochaine édition. En fait, cet e-management événementiel autorise une foule de possibilités. Il permet de gérer la complexité de telles organisations, complexité que le grand public ignore, moi en premier avant que je n'accompagne la société. La Wallonie est une terre de festivals. J'en ai recensé entre 200 et 250 chaque année. Les possibilités de développement sont donc nombreuses. J'apprécie en tout cas les liens qui unissent LaSemo et Emisys. Le festival a toujours été précurseur et original. Ils aiment prendre des risques et s'associer à une start-up en est un. Mais les résultats sont là et un véritable climat de confiance s'est installé. Vous savez, les autres festivals regardent ce qui se fait ailleurs. Et ce système, très pratique pour le festivalier et bien dans l'air du temps, finira par se généraliser car le public va s'y habituer et ne comprendra pas qu'il n'en dispose pas partout. "

Dans les écoles ou les clubs sportifs

En décembre, Visa mettra sur le marché une bague connectée pour payer sans contact. Un dispositif testé par les athlètes olympiques à Rio. En France où le système cashless est déjà de mise au festival Main Square d'Arras, aux Francofolies de La Rochelle, à Rock en Seine ou, encore, aux Déferlantes d'Argelès, le recul a permis de mettre en lumière une conséquence de cette facilité de paiement. Les dépenses augmentent ! Ce n'est pas que les gens consomment plus, mais l'absence de files permet à plus de gens de consommer.

" J'ai connaissance d'une augmentation de près de 10 %, confie Alain Vas. Selon les chiffres de festivals étrangers. " " Sans doute que le public consomme plus, ajoute Samuel Chappel. Mais, je ne dispose pas de chiffres définitifs. La météo joue aussi d'une année à l'autre. Mais c'est cohérent puisque nous facilitons la vie de nos visiteurs. Maintenant, pour nous, ce n'est pas le plus important non plus. Vu notre souci écologique, les données générés par le système pourraient nous permettre de dresser le bilan carbone de chaque visiteur après son passage chez nous. Et lui dire comment le compenser. En fait, ce système offre des possibilités infinies que nous avons à peine commencé à effleurer. On pourrait gérer tout notre stock de la même manière. Ou les déplacements et les logements des artistes. Il faut se rendre compte que jusqu'ici, à ma connaissance, aucune solution aussi complète n'existait sur le marché. "

Evidemment, la plateforme développée par Emisys n'est pas uniquement destinée aux festivals. D'ailleurs, elle a déjà fait ses preuves lors de la World League de hockey féminine organisée à Bruxelles en juin. Ou lors des apéros urbains bruxellois. Mais les développements imaginés par Xavier Ghyssens et Emmanuel Nudel vont bien au-delà. " Notre stratégie de développement présente deux axes, confie Xavier Ghyssens. D'abord la diversification sectorielle. Après les festivals ou les événements ponctuels, la solution me semble élégante pour la gestion des membres des clubs sportifs. Comme Aspria ou David Lloyd par exemple où, outre la gestion des accès, on pourrait y ajouter le portefeuille virtuel. Et les clubs de football, de tennis ou de hockey. D'ailleurs, le club de hockey de Namur utilise déjà notre système. Mais je pense aussi aux écoles. Notre produit pourrait servir à la gestion des présences. On pourrait également imaginer une carte pour chaque élève qui servirait de portefeuille pour les activités. Fini les 2,40 euros à glisser dans une enveloppe la veille pour le lendemain ! Cette carte éviterait les manipulations fastidieuses aux professeurs et permettrait aux parents de suivre les dépenses effectuées. Le deuxième axe est géographique. Après la Wallonie, nous espérons proposer notre plateforme à des festivals en Flandre, en France, en Suisse et aussi au Canada grâce à un partenaire. "

Financée sur fonds propres, Emisys, qui a entièrement développé sa plateforme avant de la proposer au marché, vient de recevoir du ministère wallon de l'Economie un financement au titre de la recherche et du développement. Preuve supplémentaire de l'efficacité d'une solution découverte à LaSemo. Un vrai bonheur quand on se souvient de files monumentales observées dans certains festivals ou concerts rien que pour acheter des jetons...

Source: Trends